Aux États-Unis, un employé passe en moyenne un quart de sa semaine de travail à trier les courriers qui inondent sa boîte mail. C’est dire le nombre de messages qui sont envoyés par jour dans le monde! Si vous ne voulez pas que les vôtres passent inaperçus, voici quelques conseils à suivre.
Des centaines d’emails sont envoyés chaque jour et 28 % de notre semaine de travail sont consacrés à leur tri et à leur lecture. Le phénomène a pris une telle ampleur qu’il peut même devenir une cause de souffrance au travail.
En fait, de nombreux professionnels ignorent comment gérer ce flux ininterrompu. Selon la coach Barbara Pachter, le volume de messages nous rend plus enclin à faire des erreurs. Leurs conséquences peuvent être graves sur le plan professionnel. Pachter donne des astuces pour les éviter dans son livre The Essentials of Business Etiquette: How to Greet, Eat, and Tweet Your Way to Success. Le site Business Insider UK en fait part. En voici un concentré:
1. L’objet de l’email doit être bien choisi pour que le destinataire sache tout de suite si ça peut l’intéresser. C’est ce qui va le décider à ouvrir l’email ou pas.
2. Dans le cadre professionnel, mieux vaut toujours utiliser des adresses mail professionnelles. La vôtre doit clairement spécifier votre nom afin que le destinataire sache directement de qui il vient.
3. N’utilisez l’option « répondre à tous » que si c’est vraiment nécessaire… Pas la peine d’inonder la boîte mail de tous vos collègues!
4. À la fin de votre message, incluez un bloc de signature qui reprend toutes vos coordonnées, en particulier votre numéro de téléphone. Veuillez à ce que la forme (police, caractère, etc.) utilisée soit la même que dans l’email.
5. Utilisez des formules de politesse professionnelles et évitez un langage trop informel, comme des « Salut les gars! » ou « À plus! ». Évitez aussi les surnoms, ça ne fait pas très sérieux!
6. Utilisez les points d’exclamation avec modération. Seule exception: pour faire part de son enthousiasme. Trop de ponctuation pourrait « apparaître comme trop émotionnel ou immature », selon Patcher.
7. Soyez attentifs avec l’humour. Sans le ton de la voix ni les expressions du visage, l’humour peut provoquer de (malencontreux) malentendus. Mieux vaut ne pas prendre le risque, sauf si vous connaissez très bien la personne à qui vous vous adressez.
8. Soyez conscients que chacun s’exprime différemment en fonction de sa culture. Adaptez donc votre message. Selon Patcher, il est par exemple important dans certaines cultures (comme les cultures japonaises, arabes ou chinoises) de se connaître avant de faire des affaires. Dans ce cas, il sera plus fréquent de personnaliser ses emails. A contrario les Allemands, les Américains ou les Scandinaves vont plus vite droit au but.
9. Relisez plusieurs fois votre email et fiez-vous plutôt à votre bon sens qu’à un correcteur automatique.
10. N’ajoutez l’adresse du destinataire qu’en dernière minute pour éviter de l’envoyer accidentellement.
Source: Business Insider UK, The Huffington Post